Microsoft Office : Power Point

Microsoft Office : Power Point

              ในปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นการทำงาน การทำธุรกิจหรือว่าการศึกษาก็แล้วแต่นั้น จะเห็นได้ว่าเกือบทุกกิจกรรมของมนุษย์นั้นจำเป็นที่จะต้องมีการสื่อสารอธิบายให้ผู้อื่นได้ทราบ ฉะนั้นก็เลยมีความจำเป็นในเรื่องของการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งป้จจุบันนี้ในวงการต่าง ๆ หรือว่า ในสถาบันการศึกษา การนำเสนอข้อมูลเพื่อให้ผู้ที่เราต้องการจะอธิบายให้ฟังได้เข้าใจและรับทราบโดยรวดเร็วส่วนใหญ่ก็มักจะนำเสนอโดยใช้โปรแกรมไมโครซอฟท์ Power point มักจะเรียกกันสั้น ๆ ว่าโปรแกรม Power point เพราะว่าโปรแกรมตัวนี้เป็นโปรแกรมที่ใช้ งานไม่ยากและส่วนใหญ่แล้วในหน่วยงานต่าง ๆ มีใช้งานอยู่แล้ว เพราะอยู่ในชุดของ Microsoft office เรียกว่าไม่ต้องไปเสียเงินซื้อเลย เพราะจะมากับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เราซื้ออยู่แล้วและใช้ประโยชน์ได้กว้างขวาง 

             Microsoft เป็นหนึ่งในบริษัทผู้ผลิตและพัฒนาซอฟต์แวร์รายใหญ่ของโลก มีฐานการผลิตอยู่ที่เมืองเรดมอนด์ รัฐวอชิงตัน สหรัฐอเมริกา โดยผลิตภัณฑ์ของไมโครซอฟท์ที่มีกำลังการตลาดมากที่สุดคือ ระบบปฏิบัติการไมโครซอฟท์ วินโดวส์ และ ไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ ซึ่งไมโครซอฟต์อ๊อฟฟิศ เป็นโปรแกรมมาตรฐานสำหรับการทำงานต่างๆ ทั้งการคำนวณ การจัดการเอกสาร การนำเสนอ ซึ่งปัจจุบัน เวอร์ชั่นล่าสุดคือ Microsoft Office 2013

             

              ปัญหาอุปสรรคในการใช้ Power point
           1. การใช้ Power point นั่นจะมีหลาย ๆ ท่านพยายามที่จะนำไปใช้และปรากฏว่านำไปใช้แล้วแทนที่จะไปทำให้เกิดความเข้าใจ กลับผู้ฟังกลับกลายเป็นว่าไปทำความสับสนให้กับคนที่มาฟังสับสนเพิ่มขึ้นเพราะเนื่องจากว่าไม่เข้าใจหลักของการรับรู้ของมนุษย์เท่าที่ สังเกตดูจะเห็นว่า Power point ไม่ใช้โปรแกรม Word หรือโปรแกรมบรรจุถ้อยคำลงไปเยอะ ๆ ฉะนั้นหลายคนพอนำมาใช้เสนอข้อมูลพยายามที่จะใส่ถ้อยคำเข้าไปเต็มวัตถุประสงค์ของ Power point นั้นไม่ใช่คนมายืนอ่านตามข้อความแต่ จุดประสงค์คือใช้เป็นเครื่องมือกระตุ้นให้ผู้ฟังติดตามและเข้าใจประเด็นที่ผู้พูดกำลังพยายามอธิบาย ฉะนั้นในการนำเสนอข้อมูล

Power point นั้นไม่จำเป็นที่จะต้องใส่รายละเอียดลงไป เต็มที่ เหมือนกับให้เขาอ่านหนังสือ
          2. เมื่อไม่เข้าใจตรงนี้แล้ว คนจะนำเสนอข้อมูลคือไปยืนอ่าน Power point ให้ฟังซึ่งจริง ๆ แล้วคนที่มาดูนั้นเขาอ่านหนังสือเป็นกันหมด จะต้องนำเสนอเพิ่มเติมก็ควรจะเป็นสิ่งที่นอกเหนือเพิ่มเติมควรจะเป็นสิ่งที่อยู่นอกเหนือจากใน Power point ซึ่งใน Power point จะใส่เฉพาะประเด็นหลัก ๆ ให้เขาเข้าใจตอนนี้กำลังอยู่ในประเด็นไหน ข้อไหน ไม่ควรที่จะใส่รายละเอียดและยืนอ่านให้ฟังอันนี้ก็จะผิดวิธีการใช้ Power point ไป
          3. อีกประเด็นหนึ่ง หลายคนยังไปติดกับรูปแบบหรือ Template ของ Power point เนื่องจากว่าหลาย ๆ ท่านจะชอบใช้คือในรูปแบบโปรแกรมของ Power point จะมีรูปแบบให้เลือกใช้มากมายหลายอย่าง บางคนชอบอะไรที่มีการเคลื่อนไหวมากมาย ซึ่งจริง ๆ แล้วทางนักสื่อสารหรือวิชาการทางด้านการสื่อสาร เนื้อหาใน Power point สำคัญกว่ารูปแบบที่นำเสนอเพราะถ้าเนื้อหาไม่ได้เรื่อง ไม่มีอะไรเลยหรือไปสื่อความแล้วสับสน ไม่ว่ารูปแบบจะดีอย่างไรก็ไม่ทำให้คนฟังเข้าใจดีขึ้น การที่อะไรที่เคลื่อนไหวมากมาย เป็นการรบกวนสมาธิผู้ฟังเสียด้วยซ้ำ อันนี้ก็คือปัญหาของการนำไปใช้

            

          แนวทางการแก้ปัญหาในการใช้โปรแกรม Power point

           วิธีแก้ไขก็คงจะต้องจะมาดูในเรื่องของการรับรู้ของคนเป็นหลักว่าการรับรู้ข้อมูลข่าวสารอย่างไรและก็นำเสนอให้ตรงกับธรรมชาติการรับรู้ของมนุษย์คือท่านอาจารย์พัสสุได้ให้คำแนะนำไว้ประมาณ 5 ข้อ แต่ก่อนจะถึงตรงนั้นจะอธิบายสั้น ๆ ว่าโดยทั่วไปมนุษย์นั้นจะมีการรับรู้จากตา กับหูเป็นหลักเพราะฉะนั้นการที่จะให้ข้อมูลข่าวสารผ่านทางสองช่องทางนั้นจะต้องมีความสอดคล้องกันไม่ใช่ว่าภาพเป็นอย่างหนึ่งเสียงเป็นอย่างหนึ่ง อย่างนี้จะขัดกันคนฟังก็จะสับสน ฉะนั้นท่านก็เลยให้คำแนะนำว่าเวลาที่ใช้ Power point นั้น
          1. ก็คือว่าจะต้องเขียนหัวข้อของเรื่องการนำเสนอไว้ทุกครั้ง คือเป็นหัวข้อที่อธิบายหลักการสำคัญคือแก่นของเรื่องที่จะนำเสนอใน Power point แผ่นนั้นไว้ เนื่องจากว่าต้องการจะเรียนรู้ได้ง่ายขึ้นถ้าสิ่งที่นำเสนอมีการจัดรูปแบบหรือว่ามีหัวข้อที่ชัดเจน ลองนึงถึงพาดหัวหนังสือพิมพ์บางฉบับจะพาดเก่งมากเลยคืออ่านแค่พาดหัวแทนจะรู้ทั้งหมดเลย เขาบอกว่าถ้าทำได้อย่างนั้นจะดียิ่ง เพราะฉะนั้นจะต้องมีหัวข้อที่จะนำเสนอไว้ทุกครั้งไม่ใช่ออกมามีเนื้อหาเลย
          2. อย่าพยายามใส่ทุกอย่างลงไปในสไลด์แผ่นเดียวหรือ Power point ที่นำเสนอแต่ละหน้านั้นก็ใส่เท่าที่เราต้องการเน้น เนื่องจากว่าคนเราจะเรียนรู้ได้ง่ายกว่า ถ้าข้อมูลที่ได้นั้นมีขนาดที่พอเหมาะไม่มากเกินไป ถ้าพยายามที่จะนำเข้อมูลต่าง ๆ ใส่ลงไปในสไลด์แผ่นเดียวก็จะกลายเป็นการยัดเยียดข้อมูลให้ผูรับมากเกินไปซึ่งก็อาจจะอะไรไม่ได้เพราะมากเกินไป
          3. อย่าพยายามใส่เนื้อหาที่เป็นข้อความให้มากเกินไปเนื่องจากว่าโดยธรรมชาติของมนุษย์นั้นถ้าเป็นภาพ มนุษย์จะรับรู้ได้ดีกว่าเป็นข้อความเยอะ ๆ ฉะนั้นเวลาที่ใช้ภาพ อาจจะใช้แทนคำพูดได้เป็นร้อย ๆ ภาพ หลักข้อนี้ก็อย่าพยายามที่จะใส่เนื้อหาเข้ามาให้มากจนเกินไปแต่เราต้องการที่จะขยายความรายละเอียดก็วิธีการอธิบายเพิ่มเติมจะดีกว่า
          4. ถ้าหากว่ามีความจำเป็นที่จะต้องมีขัอความที่เป็นลักษณะของข้อเขียน ซึ่งบางครั้งก็เลี่ยงไม่ได้เหมือนกัน ซึ่งบางครั้งจำเป็นที่จะต้องใส่ข้อความหรือตัวหนังสือ ท่านก็แนะว่าก็ควรที่จะมีรูปประกอบด้วย เนื่องจากว่าคนเมามีแนวโน้มหรือมีความชอบที่จะเรียนรู้หรือดูภาพมากกวาที่จะดูข้อความหรือตัวหนังสือเยอะ ๆ

          5. สิ่งใดก็แล้วแต่ที่ไม่สนับสนุนให้เกิดการรับรู้ในแต่ละเฟรมแต่ละสไลด์นั้นก็ไม่ควรจะใส่ลงไป เช่นบางทีก็ใส่อะไรเข้าไปไม่รู้ในสไลด์ Power point ซึ่งไม่เกี่ยวกับเนื้อหาที่นำเสนอเลยซึ่งลักษณะนี้จะทำให้คนที่ดูหรือฟังเกิดความสับสนเนื่องจากว่าสมองคนเราในการรับรู้แต่ละภาพแต่ละเฟรมไม่อาจจะรับรู้รายละเอียดได้ทั้งหมด สมองคนเรานั้นจะรับรู้เฉพาะในส่วนที่เป็นแก่นสำคัญของเรื่องก็เป็นคำแนะนำที่ท่านอาจารย์พัสสุได้ให้คำแนะนำ และตรงกับที่ผมคิดอยู่

           

          ถ้ากลุ่มผู้ฟังมีความแตกต่างในเรื่องวัยหรือระดับการศึกษาหรือวิชาชีพมากนั้นก็ค่อนข้างที่จะเป็นปัญหาสำหรับผู้นำเสนออยู่เหมือนกัน ฉะนั้นก็อาจจะต้องใช้ หลักที่เป็นกลางว่าพยายามเน้นความเรียบง่ายข้อมูลไม่เยอะไม่ต้องใส่เทคนิคพิเศษแพรวพราวมากเกินไป แต่ถ้าเป็นกลุ่มที่สามารถเลือกกลุ่มผู้ฟังได้ เช่น กลุ่มวัยรุ่นอาจจะทำให้มีลูกเล่นมากตามสาควรได้หรือถ้าเป็นผู้ใหญ่มาก ๆ ต้องพยายามให้เรียบง่ายมาก ที่สุด คือต้องพยายามรู้ข้อมูลของกลุ่มผู้ฟังให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้จะได้เตรียม Power point ได้เหมาะกับกลุ่มผู้ที่จะ
ฟังเรื่องที่จะนำเสนอ
          เรื่องปฏิสัมพันธ์เป็นเรื่องสำคัญเพราะเวลาที่พูดนาน ๆ ถ้าไม่ใช่นักพูดประเภทสะกดคนฟังนั้น พูดแต่ฝ่ายเดียวนั้น นาน ๆ ไปผู้ฟังอาจจะเบื่อได้ ฉะนั้นบางที่ต้องคุยกับผู้ฟังในเรื่องนั้นบ้าง เช่นอาจะเป็นเรื่องสุขภาพ อากาศ การเมือง คือเป็นเรื่องที่ใกล้ตัวที่ผู้ฟังหรือวิทยากรฟังแล้วเกิดความคุ้นเคยก็เป็นการเตรียมการให้เขาผ่อนคลายจากเรื่องที่นำเสนอ แล้วถึงค่อยกลับมาเข้าสู่เรื่องที่นำเสนอ บางที
เรื่องที่นำเสนอก็เป็นทั้งเรื่องที่เครียดบ้าง

           

   

          ข้อเสนอแนะในการใช้โปรแกรม Power point

          โปรแกรม Power point ปัจจุบันนั้นมีลูกเล่นได้สารพัด ฉะนั้นการที่มีลูกเล่นสารพัดนั้นบางทีกลายเป็นจุดที่ทำให้เวลาผู้ฟังหรือผู้ดูนั้นเกิดความสับสน ฉะนั้นอยากจะ เรียนแนะนำในเบื้องต้น อย่าพยายามที่จะทำเทคนิคพิเศษจนมากเกินไป จนไป บดบังความสำคัญของเนื้อหา และนอกนั้นจะมีเทคนิคพิเศษนิดหน่อยคืออย่างเช่น สามารถที่จะสีของตัวอักษร หรือสี Background หรือสีพื้นหลังอย่าตัดกันให้มากเช่น ถ้าตัวอักษรสีขาว พื้นหลังควรจะเป็นสีเข้มเช่นสีน้ำเงินหรือสีเข้ม ๆ อย่าใช้สีอ่อนเพราะจะมองไม่ค่อยเห็น นอกจากนี้ภาพที่มานำเสนอนั้นจะต้องให้มีความสอดคล้องกลมกลืนกับเรื่องที่นำเสนอ และอย่าให้ภาพนั้นสำคัญมากจนกระทั่งไปลดความสำคัญของเนื้อหาสาระที่นำเสนอ แต่ถ้าเราสามารถใช้ภาพที่จะอธิบายแทนสาระหรือข้อความที่เป็นหนังสือยาว ๆ ได้ก็จะเป็นการดี

ขอขอบคุณ

http://www.stou.ac.th/study/sumrit/12-54/page4-12-54.html